Text copied to clipboard!
Tittel
Text copied to clipboard!Direksjonsassistent
Beskrivelse
Text copied to clipboard!
Vi søker en dyktig og pålitelig direksjonsassistent som kan støtte ledelsen i daglige administrative oppgaver og koordinering. Som direksjonsassistent vil du være en nøkkelperson i organisasjonen, ansvarlig for å sikre effektiv kommunikasjon mellom ledelsen og andre avdelinger, samt håndtere tidsplaner, møteorganisering og dokumenthåndtering. Du vil jobbe tett med toppledelsen for å sikre at deres arbeidsflyt går smidig og at viktige oppgaver blir fulgt opp til rett tid. Stillingen krever høy grad av diskresjon, organisatoriske ferdigheter og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig. Du vil også være ansvarlig for å forberede rapporter, presentasjoner og annen dokumentasjon som støtter ledelsens beslutningsprosesser. Vi ser etter en person som er proaktiv, løsningsorientert og har gode kommunikasjonsferdigheter, både skriftlig og muntlig. Erfaring med kontoradministrasjon og kjennskap til relevante IT-verktøy er en fordel. Som direksjonsassistent vil du bidra til å skape en strukturert og effektiv arbeidsdag for ledelsen, og dermed støtte organisasjonens overordnede mål og strategier.
Ansvarsområder
Text copied to clipboard!- Administrere lederens kalender og avtaler
- Organisere og koordinere møter og arrangementer
- Håndtere korrespondanse og kommunikasjon på vegne av ledelsen
- Forberede rapporter, presentasjoner og dokumenter
- Sikre effektiv informasjonsflyt mellom ledelsen og andre avdelinger
- Følge opp oppgaver og prosjekter etter ledelsens instruksjoner
- Håndtere reiseplanlegging og logistikk
- Opprettholde konfidensialitet og diskresjon i alle oppgaver
- Administrere arkiv og dokumentasjon
- Bidra til kontinuerlig forbedring av administrative prosesser
Krav
Text copied to clipboard!- Relevant utdanning innen administrasjon eller tilsvarende erfaring
- Sterke organisatoriske og planleggingsferdigheter
- Gode skriftlige og muntlige kommunikasjonsevner
- Erfaring med kalender- og møteadministrasjon
- Beherske Microsoft Office-pakken og andre relevante IT-verktøy
- Evne til å arbeide selvstendig og i team
- Høy grad av pålitelighet og diskresjon
- Fleksibilitet og evne til å håndtere flere oppgaver samtidig
- God problemløsningsevne og initiativrik
- Erfaring fra lignende stilling er en fordel
Potensielle intervjuspørsmål
Text copied to clipboard!- Hvordan håndterer du en hektisk arbeidsdag med mange oppgaver?
- Kan du gi et eksempel på hvordan du har organisert et viktig møte eller arrangement?
- Hvordan sikrer du konfidensialitet i ditt arbeid?
- Hvilke IT-verktøy er du mest komfortabel med å bruke i administrativt arbeid?
- Hvordan prioriterer du oppgaver når flere haster samtidig?
- Kan du beskrive en situasjon hvor du måtte løse en konflikt eller utfordring på arbeidsplassen?
- Hvordan kommuniserer du effektivt med ulike nivåer i en organisasjon?
- Hva motiverer deg i rollen som direksjonsassistent?
- Hvordan holder du deg oppdatert på nye administrative verktøy og metoder?
- Kan du forklare hvordan du bidrar til et godt arbeidsmiljø?
